Wissenstransformation mit SharePoint

Um Wissen erfolgreich auf einer Plattform zu externalisieren braucht es mehr als ein paar Dokumente. Exemplarisch werden mit einem verzahnten Intranet die verschiedenen Facetten aufgezeigt, mit welchem Wissen gespeichert wird.

Dazu hat sich die Firma „genesishome AG“ bereit erklärt, in verschiedenen Workshops zu den Themen Wissensmanagement und Intranet zusammen zu arbeiten. „genesishome AG“ baut Niederenergie- und Passivhäuser und beschäftigt 12 Mitarbeiter. Mit dem fast papierlosen Büro hat die Firma einen relativ guten Dokumentationsstand. Es geht nun darum, Tacid-Wissen sowie auch neues Wissen zu externalisieren, mit dem hochgesteckten Ziel eine Wissensmanagement Strategie aufzubauen und diese auch mit vorhandenen Tools zu orchestrieren.

Zuerst werden die verschiedenen Wissensgebiete ermittelt und mittels einer Wissenslandkarte visualisiert. Dabei werden Wissensprobleme identifiziert, wie „Personenzentriertes Wissen“, „Fehlende Metatags“, „Verlorenes Wissen in E-Mails“ oder „Tacid Prozesswissen“. Die Umfrage zum Thema „Umgang mit Wissen“ bildet die Grundlage zur Strategieentwicklung.

Die neue Wissensmanagementstrategie beinhaltet Leitsätze zum Umgang mit Wissen, Methoden zur Externalisierung und auch die Rolle des Wissensmanagement Verantwortlichen wird definiert. Zur Motivation und Lenkung des Prozesses der Externalisierung wird ein neues Anreizsystem geschaffen, welches auch direkt als Wissenskatalog oder Inhaltsverzeichnis verwendet werden kann.

Eine Hauptanforderung war von Anfang an, das Wissen in der Cloud zu speichern und so von den Cloud-Vorteilen, wie Zugriff übers Internet, Verfügbarkeit oder Skalierbarkeit zu profitieren. Das Kapitel über Cloud-Computing zeigt die Methoden dazu auf sowie einige Vor- und auch Nachteile der Datenspeicherung in der Cloud. KMU haben weit höhere Anforderungen an die Cloud-Plattform als Privatanwender, dabei werden einige Punkte herausgeschält.

Die Kollaborations- und Wissensmanagementplattform „SharePoint 2010 Foundation“ ist die einzige gratis verfügbare Lösung auf dem Markt, mit welcher sowohl erweiterbare als auch hochverfügbare Lösungen angeboten werden können. SharePoint bietet ein unvergleichbares Sammelsurium an Tools und Funktionalitäten, mit welchem sinnvolle Lösungen konzipiert werden können.

Bei der Umsetzung der verschiedenen Wissensmanagement Methoden wurden verschiedene SharePoint Tools eingesetzt:

  • Metatags für Dokumente und Listen
  • Wiki, aufgeteilt in die drei Bereiche: Projekte-, Produkte- und Grundlagen-Wiki
  • Liste mit Wissensgebieten zur Identifikation von Wissensproblemen
  • Outlook als Desktop zur zentralen Speicherung von E-Mails
  • FAQ oder Diskussionsforum für verschiedene Themen

FAZIT: Es ist sehr gut möglich mit SharePoint 2010 eine Wissensmanagement Plattform aufzubauen. Die Hürden liegen – ausser dem grossen Datenvolumen bei „genesishome AG“- nicht bei der technischen Umsetzung sondern wie meistens bei der menschlichen Komponente: „Change Management“. Hier muss auch bei „genesishome AG“ noch einiges investiert werden, mit dem Verantwortlichen für Wissen ist aber der erste Schritt getan.

 

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